Comment rédiger un mail professionnel ?

Nous avons tous été confrontés à la rédaction d’un mail professionnel. L’exercice est moins simple qu’il n’y paraît.

Le cabinet de recrutement Robert Half a récemment démontré qu’il faut en moyenne 23 CV pour décrocher un emploi. Plus les exigences salariales et les qualifications requises sont élevées, plus ce nombre augmente.

Comment, aujourd’hui, véhiculer une bonne image à travers un e-mail ?

Comment faire bonne impression en quelques secondes auprès du recruteur et s’assurer que la candidature ne termine pas dans la corbeille ?

Voici quelques astuces pour avoir un maximum de retours et impacter au mieux votre destinataire.

Envoyer un mail professionnel lisible et exempt de fautes

Tout d’abord, le plus important est de veiller à ce qu’aucune faute ou coquille ne vienne entacher votre image.

Pourquoi un bon français est-il essentiel ?

Un mauvais français nuit à votre réputation. Il donne une apparence erronée de votre profil et sous-entend un manque de professionnalisme, un manque de sérieux. Pour cette raison, il est essentiel d’être vigilant et de n’en laisser passer aucune. Au besoin, aidez-vous d’outils. Certains comme Antidote, sont redoutables.

Word ne suffit pas, il n’est pas infaillible. Préférez des outils certes payants, mais très efficaces.

La lisibilité : le pilier d’un e-mail professionnel

Gardez à l’esprit que les recruteurs et les professionnels en général reçoivent un nombre impressionnant de mails. On estime à 33 mails reçus quotidiennement par les utilisateurs. Il est important d’être concis, de bien aérer et de ne pas rédiger de trop gros blocs. Allez à l’essentiel, mettez en gras ce que vous voulez mettre en évidence et privilégiez les listes à puces.

N’hésitez pas à intégrer des sous-titres, qui donnent envie d’en lire davantage et donnent une structure du courriel.

Les critères pour rédiger un bon mail professionnel

Toujours dans un souci de faire gagner du temps à votre interlocuteur, vous commencerez par exemple par préciser votre numéro de téléphone et votre identité.

Ainsi, vous êtes joignable rapidement, sans nécessiter trop de recherches. C’est très important pour faciliter le processus de recrutement.

L’objet du mail pour votre communication

Il doit être clair et informer efficacement le destinataire du contenu. Dans le cas contraire, il ne considérerait plus vos mails comme fiables et pourrait même, dans l’absolu, les orienter vers les SPAM.

Précisez la raison de votre prise de contact de manière à ce qu’avant même d’ouvrir, votre interlocuteur sache de quoi il retourne.

Selon le contexte, veillez à ne pas être trop classique et à bien vous démarquer (recrutement ou partenariat). Un objet vendeur où l’on utilise une courte formule, mais percutante, semble dans ce cadre très pertinent.

Dans tous les cas, n’enjolivez pas le contenu de votre objet. En d’autres termes, restez honnête et franc, toujours dans l’optique de ne pas nuire à votre image.

À noter : s’il s’agit d’une adresse mail professionnelle, n’hésitez pas à mettre en avant le nom de l’entreprise dans votre objet.

La signature : la clé d’un e-mail efficace

Enregistrez une signature élégante, qui reflète vos valeurs. N’utilisez pas de caractères trop excentriques à moins que vous ne postuliez dans une entreprise de design ou tout autre poste où la créativité est de mise. Précisez encore une fois vos coordonnées, votre identité, éventuellement votre photo ou le logo de votre entreprise.

Une salutation respectueuse

Si vous n’avez pas d’inspiration, souhaitez simplement une bonne journée et terminez par « Cordialement ». Pour autant, il ne s’agit pas là d’un détail. Ce n’est pas parce que le contenu n’arrive pas par voie postale que nous en sommes dispensés. Il est important de faire preuve de courtoisie, et ce, même si le temps presse.

Pourquoi ne pas intégrer directement la formule de politesse à la signature ? Vous serez ainsi certain de ne jamais l’oublier.

E-mail : comment avoir un corps de texte parfait ?

Il existe plusieurs astuces pour rédiger un e-mail qui a une belle apparence et que les destinataires garderont précieusement dans leur boîte de réception.

Mettre des liens plutôt que des URL dans vos e-mails

Si vous regardez bien, dans votre boite Gmail, quand vous créez un mail, il y a une barre tout en bas de la fenêtre. Vous voyez notamment les pictogrammes pour adapter la police, la taille des lettres et… pour insérer un lien. C’est la touche qui représente un chaînon, deux maillons d’une chaîne. Saisissez puis sélectionnez l’ancre (le nom sur lequel l’internaute devra cliquer) puis cliquez sur « lien ». Et ensuite, intégrez l’URL à la petite fenêtre rectangulaire qui s’ouvrira et validez par la touche « Entrée ». Votre lecteur n’aura plus qu’à cliquer pour consulter la page que vous avez indiquée.

Organiser les idées

Comme dit précédemment, il n’est pertinent d’assaillir votre interlocuteur d’informations. Il vaut mieux hiérarchiser les données et les classer dans des sous-parties. C’est valable si vous faites des candidatures (on peut alors penser à une structure : « Les projets passés qui me seront utiles sur ce poste » puis « Ce que je peux apporter à votre entreprise »).

Pour les prospections, il est possible de prévoir une partie « Qui sommes-nous ? » et une autre « Ce que nous proposons ». L’important est que le lecteur puisse dans un premier temps lire en diagonale et tirer les informations essentielles.

Toujours saluer son interlocuteur

Comme c’est le cas pour les formules de politesse, il n’est pas conseillé de faire l’impasse sur les salutations. Un « Madame, Monsieur », ou un simple « Bonjour » seront parfaits. Mais il est très mal vu de commencer un mail sans saluer la personne à qui on s’adresse.

Attention aux émojis dans un e-mail

L’émoji est devenu très populaire. Et effectivement, sur les réseaux sociaux, il augmente le taux de lecture des publications. Pour autant, il est plus judicieux de s’abstenir d’en intégrer aux mails professionnels. En effet, cela met une touche personnelle qui peut être mal perçue ou vous faire paraître comme peu sérieux. La langue française est suffisamment riche pour exprimer ce que nous ressentons. Alors, contentons-nous ici des mots et des images utiles.

Pour finir, nous parlerons d’un détail qui peut avoir toute son importance. Connaissez-vous la différence entre CC et CCI ?

Rappelez-vous simplement que l’adresse e-mail professionnelle d’un destinataire rentré en CC sera visible des autres destinataires.

Si vous voulez que chacun conserve ses données personnelles en sécurité et ne pas divulguer leurs coordonnées auprès des différents collaborateurs, il suffit de rentrer les adresses e-mail professionnelles dans la case CCI. Cette approche est plus professionnelle et donne une meilleure image de votre entreprise.

Nos équipes restent à votre disposition pour vous accompagner dans la création de votre projet professionnel. Rédiger votre e-mail peut prendre quelques heures. C’est pourquoi il est pertinent d’être aidé et épaulé lors de votre rédaction. Des exemples de mails vous seront communiqués pour avoir un mail professionnel efficace.