Secrétaire Assistant(e)

Permettre au (à la) bénéficiaire de prendre en charge l’ensemble des travaux courants de secrétariat en appréciant les urgences et les priorités, accueillir et assister… Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe. Réaliser le traitement administratif des diverses fonctions de l'entreprise. CCP 1 - Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités CCP 2 -Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines

PROGRAMME

SECRÉTARIAT 

Accueil téléphonique et physique

  • Prise de contact et filtrage
  • Analyse et traitement de la demande
  • Les appels sortants (prise de rdv, relances clt,)
  • Les outils et aménagement de l’accueil (mail, skype,tel,)

La production de documents

  • Prise de note
  • Le rapport, note de synthèse (analyse de l’existant et préconisations, commentaires…)
  • Rédiger une procédure, checklist
  • Lecture de documents et analyse – connecteurs logiques
  • Courrier et notes de service (forme et contenu)
  • Dictaphone

COMPTABILITÉ 

Opérations courantes

  • Principes comptables, bilan et compte de résultat
  • Plan comptable, partie double, documents comptables
  • Enregistrements factures achats/ventes + TVA
  • Les réductions et frais accessoires
  • Les règlements et la banque (CB, effets, chq…)
  • La gestion des impayés
  • Application

Comptabilité Commerciale

  • Ciel Gestion commerciale paramétrage
  • Elaboration des BC, BL, devis, factures, avoirs
  • Les RRR, escomptes, port, acomptes
  • Applications Ciel gestion commerciale
  • Applications module

SOCIAL 

Obligations légales

  • L’affichage obligatoire et les documents d’entrée d’un salarié (déclaration, registre, règlement…)
  • Les salariés CDI CDD CTT (embauche, contrat, période essai,…)
  • Les salariés Contrats Spécifique (alternance, aidés, personnel ext, chéques emploi…)
  • Sécurité/Médecine W/DUERP/TH

Rémunération

  • Le bulletin de paie (profil salarié, rubrique)

COMMUNICATION 

Communication Orale

  • Etude des comportements et gestion des conflits
  • La communication verbale et non verbale
  • Gestion du stress

 DROIT 

Droit du Travail

  • Les sources : conventions, accords et instances
  • IRP : les différentes instances/sécurité (EPI)

Droit Commercial

  • Le droit commercial
  • Le droit des contrats
  • Application module

 GESTION ENTREPRISE 

Environnement entreprise & RH

  • L’entreprise : Statuts et stratégie
  • L’entreprise et son organisation

Gestion et Organisation

  • La résolution de problèmes : ISHIKAWA, QQOCOWP
  • Gestion du temps/planning
  • Les étapes du projet et le budget (annuité)
  • Tableaux de bord

Collecte de l’information

  • Rôle et sources d’information
  • Lecture et traitement de l’information (le questionnaire)

 COMMERCE 

Réponse à appel d’offre

  • Dossier administratif
  • Dossier technique

PROJET TUTORÉ 

  • Description du projet
  • Retroplanning (trello)
  • Présentation du projet

BUREAUTIQUE

WORD

  • Création de modèles (courriers, notes,…)
  • Mise en forme d’un dossier type (sommaire, numérotation…)
  • Publipostage

EXCEL

  • Formules de calcul (SOMME, SI, ET, OU…)
  • Mise en page tableaux simples et complexes
  • Mise en page de graphiques

BDD

  • Tableaux croisés dynamiques

POWERPOINT

  • Création d’un diaporama

INTERNET

  • Applications web (sécurité, cloud, mails, agenda, partage)

 PRÉPARATION AUX ÉPREUVES 

Le dossier professionnel

  • Présentation du programme
  • Présentation du dossier professionnel
  • Rédaction DP

Méthodologie du travail écrit/oral

  • Méthodologie de l’oral et compétences métiers 
  • Entraînement Oral

Cas pratiques, 

Evaluations et correction

TRE 

  • Méthodologie CV et lettre de motivation
  • Préparation à un entretien + Simulation
  • Technique de recherche stage
  • Recherche stage et travaux de recherches